Manajemen dan Organisasi

Manajemen dan Organisasi

Manajemen

Pengertian dan peranan manajemen

Manajemen dapat di artikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Para ahli ekonomi umumnya mempunyai pengertian yang berbeda tantang manajemen, berikut pengertian dengan demikian sebenernya manajemen itu hampir selalu ada pada setiap kegiatan manusia sebab manusia akan selalu berusaha berkumpul dan bekerja sama.

Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat dalam proses manajemen yang akan dijadiakan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen dapat dilakukan di perusahaan manapun. Pada fungsi manajemen tersebut terdapat beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen:

1.  George R. Terry

Fungsi manajemen: planning,organizing, actuating, dan controlling.

2.  Harold Kontz dan Cyrill O’Donnel

Fungsi manajemen: planning, organizing, staffing, directing, dan

conrtolling.

3.  Henry Fayol

Fungsi manajemen: planning, organizing, commanding, coordinating dan controlling

Berikut ini adalah garis besar dari keseluruhan teori yang telah dijabarkan di atas kita dapoat menyimpulkan tiga fungsi manajemen yang sangat umum digunakan yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan.

1.  Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah kegiatan pertama seorang manajer dalam rangka    melaksanakan fungsi manajemen agar dapat membuat keputusan yang teratur dan logis sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya. Keputusan itu mencakup hal-hal berikut:

·         Analisis, yaitu perhitungan bagaimana perkiraan dimasa depan.

·         Sasaran, yaitu perincian singkat dan tugas mengenai sasaran yang ingin   dicapai,menetapkan hasil yang diinginkan.

·         Kebijakan, yaitu rumusan cara-cara kerja yang akan dilaksanakn.

·         Program, yaitu urutan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran.

·         Skedul waktu, yaitu penetapan waktu atau jadwal yang harus dilakukan.

·         Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan yang digunakan untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.

Planning yang efektif harus memenuhi 5 W 1 H:

-  What   : apa tujuan yang hendak dicapai

-  Why    : mengapa hal tersebut perlu dilakukan.

-  Where : dimana hal tersebut akan dilakukan.

-  When : kapan hal tersebut akan dilakukan

-  Who  : bagaimana cara melakukannya

Fungsi perencanaan bermanfaat untuk hal-hal berikut:

a.  Mengimbangi ketidakteraturan dari perusahaan.

b.  Memusatkan perhatian pada sasaran.

c.  Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan dan efektif

d.  Memudahkan pengawasan.

e.  Mendorong orang memberikan prestasi.

3.  Pelaksanaan (Actuating)

Actuating atau tahap pelasanaan merupakan penerapan atau implementasi dari rencana yang telah ditetapkan dan diorganisasikan.Actuating merupakan langkah-langkah pelaksanaan rencana didalam kondisi nyata yang mekibatkan segenap anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Actuating adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadarab secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (Leadership).

Leadership adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar mau bekerja dengan tulus sehingga pekerjaan berjalan lancar dan tujuan dapat tercapai.

4.  Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tak kalah pentingnya, karna didalam pengawasan dilakukan koreksi. Pengawasan diperlukan untuk melihat apakah rencana dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Tujuan pengawasan adalah untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan,penyimpangan, penyelewengan dan kegiatan lainnya yang tidak sesuai dengan rencana. Didalam pengawasan paling tidak dilakukan tiga proses, yaitu:

·         Melakukan pengukuran terhadap hasil kerja yang telah dicapai.

·         Melakukan perbandingan hasil kerja yang telah dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

·         Melakukan koreksi terhadap hasil kerja yang meliputi pembiayaan dan efesiensi kerja.

TIPE-TIPE MANAJEMEN

1.    SEGI TIPE GOLONGAN

• Golongan pimpinan  yang terdiri atas orang-orang yang bakat atau kesenangannya adalah menggerakkan atau memimpin orang-orang lain.

• Golongan menengah ( independent ) terdiri atas orang-orang yang perhatiannya dicurahkan kepada ilmu, keahlian, kejujuran, tehnik, dagang, kedokteran, hukum dan lain-lain.

• Golongan bawahan terdiri atas orang-orang yang tidak mampu atau memang tidak senang mengurus dirinya sendiri sehingga kesenangannya adalah mengikuti orang lain sebagai pemimpin mereka.

2.    SEGI TIPE LEADERSHIP

Manajemen Tradisional adalah manajemen yang berjalan karena tradisi, berdasarkan kebiasaan yang dipupuk secara bertahun-tahun dan sering kali secara sistematis.

Manajemen ini mempunyai kelemahan yaitu :

1. Pengembangan lambat sekali, memerlukan waktu bertahaun-tahun dan mungkin sampai puluhan tahun.
2. Penggunaannya terbatas, hanya dapat dipakai dalam menghadapi bidang usaha atau pekerjaan yang terbatas.

Manajemen Bapak-Isme adalah manajemen yang berjalan karena pandangan dan ketaatan bawahan terhadap manajernya. sebagai bapak sudah sepatutnya atau sepantasnya ditaati dan dituruti kemauannya sebaik-baiknya.

Kelemahannya yaitu :

1. Pengurusan dari pada hal-hal yang zakelijk (tegas) didasarkan atas perasaan, sehingga selalu akan gagal.
2. Penggantian pimpinan sukar, oleh sebab tidak banyak orang yang dapat berperan sebagai bapak.
3. Manajemen semacam itu hanya dapat digunakan dalam lingkungan usaha kecil.
4. Kerja sama atas dasar perasaan, lambat laun akan mengalami keretakan yang tidak dapat diperbaiki dengan menggunakan perasaan.

Manajemen sistematis adalah jenis manajemen yang terutama digemari oleh para insinyur dan teknisi pada umumnya berjiwa eksakta. Penyelenggaraan pekerjaan dalam rangka manajemen sistematis ini, termasuk orang-orangnya dan alat-alatnya dipola sebelumnya menurut dari tindakan-tindakan serta gerak dari jumlah- jumlah atau kwalitas kerjanya.

Kelemahannya yaitu :

1. Manajemen seperti ini hanya mungkin untuk pekerjaan-pekerjaan yang dapat diukur dan di kalkulasi secara eksak, kemudian ditata seperti permainan tata letak.
2. Kurang luwas, memerlukan pekerja-pekerja yang dapat bekerja mekanis-rasional, dan terutama sukar guna mengikuti keadaan yang berubah serba cepat.
3. Mempunyai kecenderungan untuk memperlakukan manusia sebagai mesin atau robot.

Manajemen ilmiah adalah manajemen yang menggunakan ilmu pengetahuan, metode-metode ilmiah didalam menghadapi masalah-masalah, kasus-kasus dan tindakan-tindakan yang perlu diambil. Mempergunakan metode ilmiah dalam menghadapi masalah atau kasus berarti pada waktu menghadapi masalah atau kasus dan berusaha mencari jawaban atau jalan pemecahan si manajer bersikap obyektif, sistematis, rasional, factual, analitis, dan kritis. Namun dalam pelaksanaan dari keputusan-keputusan nanti barulah ia bersikap sesuai dengan iklim social, psykologis, dan sebagainya.

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Ciri-Ciri Manajer Profesional:

1. Mempunyai rasa percaya diri yang besar.

2. Berpandang jauh kedepan.

3. Berwawasan luas.

4. Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil

Keterampilan manajemen yang dibutuhkan:

Menurut  Robert  L.Katz :

1.     Keterampilan konseptual (conceptional skill)

2.     Keterampilan berhubungan dengan orang lain ( Humanity skill)

3.     Keterampilan teknis (technical skill)

Menurut  Ricky W. Griffin:

1.     Keterampilan manajamen waktu.

2.     Keterampilan membuat keputusan.

3.     Organisasi

Definisi Organisasi

Pengorganisasian (Organizing) Menurut kamus istilah organizing berarti menciptakan suatu struktur  dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian sendiri mempunyai arti yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan menempatkan tugas,fungsi,wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai suatu tujuan. Berikut beberapa pendapat para ahli mengenai definisi dari organisasi:

1.Prof Dr. Sondang P. Siagian

organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja   bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

2.Drs. Malayu S.P Hasibuan

organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.

3. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro

organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

4. James D Mooney

Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.

5. Chester L Bernard (1938)

Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.

6. Paul Preston dan Thomas Zimmerer

Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.(Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives).

Fungsi Pengorganisasian

·         Adanya pembagian tugas dan penggolongan kegiatan perusahaan.

·         Pembagian tugas kegiatan perusahaan kepada kelompok yang telah ditetapkan.

·         Menentukan kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Selain mempunyai fungsi, pengorganisasian juga mempunyai tujuan yakni:

a.  Kemudahan dalam pelaksanaan tugas.

b.  Kemudahan pimpinan dalam melakukan pengawasan.

c.  Kemudahan dalam menentukan orang-orang yang dipercaya dalam

melaksanakan tugas.

Pentingnya mengenal Organisasi:

a.  Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organiosasi.

b.  Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.  Spesialisasi dalam melaksanakan tugas

Bentuk-Bentuk Organisasi:

-  Organisasi Garis : diciptakan oleh Henry Fayol.

Organisasi ini hanya mengenal satu komando. Satu wewenang yang turun langsung dari pempin kebawahan, mulai dari manajer puncak langsung ke mandor, bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan.

-  Organisasi Garis dan Staf : diciptakan oleh Harrington Emerson.

Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya spesialisasi kerja.

-  Organisasi Fungsional : diciptakan oleh F.W. Taylor

Bentuk organisasi ini merupakan gabungan dari bentuk organisasi fungsional dan organisasi garis dan staf.

Prinsip-Prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi:

1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.  Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai  antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2) Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3) Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan.  Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan  mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5) Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7) Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional.  Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8) Prinsip  Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9) Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada

orang lain.

10) Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan.  Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11) Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12) Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Sebab keberhasilan dan kegagalan Organisasi

Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor internal di pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.

Hubungan Antara Manajemen dan Organisasi

            Manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbale balik antara kegiatan dan kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain.

            Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungssional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan. Jadi, dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.